Corrie van Nieuwkerk | 06 8182 2820
1 januari 2016 | Voorbereiden van telefoongesprekken

De doelgroep is bepaald, je hebt helder voor ogen waar jouw potentiële klanten zitten. En misschien is de acquisitie helemaal niet zo ‘koud’ en zijn het ‘warme’ of ‘lauwe’ relaties die je wilt gaan benaderen. Zo moeilijk is dat toch niet?

Nee dat is het ook niet. Een aantal handvatten kan er voor zorgen dat jij aan het stuur zit en de richting van het gesprek kunt bepalen.

  • Vraag  je allereerst af welke doelstelling is er voor het gesprek, of wat wil je dat de uitkomst is. Het helpt je focus te houden én zorgt er ook voor dat jij de richting bepaalt of vasthoudt in het gesprek. Maak de vergelijking maar eens met een autorit. Indien jij niet van te voren bepaald wáár je heen wilt kun je wel in je auto stappen, maar kom je waarschijnlijk nergens.
  • Bepaal welk gesprek het meest geschikt is. Dat klinkt simpel, maar niet elk gesprek is geschikt voor een telefoongesprek.
  • Denk na met wíe je het gesprek gaat voeren. Dat hangt in hoge mate af van het soort gesprek dat je gaat voeren. In het geval van een acquisitiegesprek is dat natuurlijk ook afhankelijk van  jouw dienstverlening of propositie.
    Dit betekent dat je zult moeten inventariseren hoe inkoopprocessen lopen in de organisaties die tot jouw doelgroep behoren, hoe, waar en door wie beslissingen worden genomen, met andere woorden: hoe ziet de DMU (Decision Making Unit) er uit?
    Maar ook wie zijn bij die trajecten betrokken of wie kan ik in die organisatie voor mijn doel inzetten. Wie zijn eventuele poortwachters.
  • Hoe ga ik het gesprek voeren, wat is de opbouw van het gesprek. Ga ik daar een bepaalde methode voor inzetten.
  • Welke vragen ga ik stellen in het gesprek? Wat wil ik weten, wat is relevant? En hoe controleer ik dat de ontvanger mijn boodschap ook heeft begrepen?
  • Hoe lang wil ik dat het gesprek duurt? Dat klinkt vreemd.  Maar een leuk gesprek van een half uur, zonder gerichte uitkomst, zonder vervolg, waarbij het gesprek eígenlijk alleen maar ‘leuk’ was levert niets op. Dat is een keer niet erg, het is misschien zelfs wel aardig in het kader van PR, maar meerdere van dit soort gesprekken gaan je niets brengen, behalve dan dat je kostbare tijd op die manier opgesoupeerd wordt.
  • Hoe ga ik het gesprek vastleggen? Leg het in ieder geval vast – welk medium je ook gebruikt. Er zijn oneindig veel CRM oplossingen verkrijgbaar, aan de andere kant, een eenvoudig excelbestand kan net zo doeltreffend zijn.
    Het gaat er vooral om dat je informatie vastlegt, dat consequent doet en bedenkt wélke informatie je vast wilt leggen en waarvoor.
  • Controleer ook de uitkomsten van de gesprekken, hoe confronterend dat misschien de eerste keren ook is. Turf voor jezelf het aantal effectieve gesprekken: een effectief gesprek is een gesprek waarin je gesproken hebt met de juiste gesprekspartner of beïnvloeder. Turf ook de uitkomsten van die gesprekken: ik heb een afspraak kunnen maken, er komt een vervolggesprek, ik mag op x datum terugbellen.
  • Bedenk van te voren wáár je gesprekken gaat voeren: in een ruimte met meerdere collega’s is het misschien rumoerig. Je kunt er dan beter voor kiezen om in een aparte ruimte te zitten. Aan de andere kant kan het heel stimulerend zijn om samen met collega’s te bellen en zo successen te delen.
  • Bepaald ook wanneer je gaat bellen. Bedenk dat maandagmorgen in het bedrijfsleven vaak vergadermomenten kent en dinsdag en donderdag over het algemeen ‘goede’ dagen zijn qua bereikbaarheid. Maar dit is in hoge mate afhankelijk van de doelgroep én de contactpersonen die je wilt bereiken. Vraag je af hoe het bijvoorbeeld met de vrijdagmiddag zit. En of je in de gelegenheid bent om terugbelafspraken in te plannen om 8.00 uur ‘s morgens.
  • Denk na welke consequenties of acties uit de gesprekken kunnen komen en hoe je deze opvangt. Maak je afspraken voor jezelf dan is het eenvoudig je agenda bij te houden. Maak je afspraken voor collega’s of voor derden dan heb je niet alleen rekening te houden met een agenda, maar ook met andere afspraken, reistijden, vrije dagen etc..
    Plan terugbelafspraken altijd in (en volg ze op!).
    Kan en mag er informatie toegezonden worden, noteer email adressen, pas op voor spam en realiseer je ook hier dat het verzenden van informatie eigenlijk niet zonder een terugbelafspraak kan.
  • Tot slot: zorg voor meetpunten in de tijd. Ook om de haalbaarheid van je doelstelling te blijven meten.